회사 안내문이나 개인 콘텐츠를 AI로 반복 작성하는 분이라면, 매번 “친절하게”라고 덧붙이기보다 확인 가능한 말투 규칙과 시험 문장을 먼저 정하는 편이 낫습니다. 기준표는 독자, 문장 길이, 표현 방식, 금지 항목으로 구성하고 실제 작업에 적용한 뒤 어긋난 규칙만 고치세요. 특정 AI 서비스에 종속되지 않으며, 실제 사내 문서나 고객 정보를 제공하지 않아도 만들 수 있습니다.
목차
시작 전에 정할 범위
먼저 기준표를 어느 글에 적용할지 정합니다. 고객 안내문과 내부 보고서는 독자와 표현 방식이 다를 수 있으므로, 한 기준표로 모든 문서를 처리하지 않는 편이 좋습니다. 공통 말투와 문서별 조건을 나누면 규칙 충돌을 줄일 수 있습니다.
- 독자: 글을 읽는 사람과 그 사람이 알아야 할 내용을 정합니다.
- 문장: 한 문장에 정보를 얼마나 담을지, 짧게 쓸지 설명을 덧붙일지 선택합니다.
- 표현: 안내문은 요청형, 설명문은 평서형처럼 상황별 종결 방식을 정합니다.
- 금지 항목: 근거 없는 확신, 과장, 이모지, 불필요한 감탄사 등 반드시 피할 표현을 씁니다.
‘친절하고 전문적으로’ 같은 인상만 적으면 해석이 달라질 수 있습니다. ‘고객에게는 요청형을 사용하고, 책임 소재나 보상은 입력된 사실만 쓴다’처럼 결과에서 확인할 수 있는 규칙으로 바꾸세요. 규칙이 충돌할 때를 대비해 사실 정확성, 필수 정보, 말투 순으로 우선순위를 정하는 것도 도움이 됩니다.
가상 예문으로 기준표 만들기
- 작업 상황을 구체화합니다. ‘배송 지연 안내문’처럼 문서 종류와 독자를 정하고, 반드시 포함할 사실과 아직 확인되지 않은 정보를 구분합니다. 그래야 말투를 맞추는 과정에서 AI가 보상이나 날짜를 지어내는 일을 막을 수 있습니다.
- 예문을 직접 씁니다. 원하는 스타일을 보여주는 문장 2~3개를 가상의 상황으로 작성합니다. 실제 고객 이름, 연락처, 내부 문서 문구는 사용하지 않아도 말투 특징을 보여줄 수 있습니다.
- 관찰 가능한 규칙만 추립니다. AI에 “예문에 없는 규칙은 추가하지 말고, 문장 길이·어휘·종결 방식·피할 표현으로 나눠 정리해 주세요”라고 요청할 수 있습니다. 결과는 초안일 뿐이므로 사실과 맞지 않는 규칙은 직접 삭제하거나 고칩니다.
- 짧은 시험 문장을 생성합니다. 기준표와 같은 작업 조건을 넣어 서로 다른 상황의 문장을 만들어 보고, 규칙을 지켰는지 확인합니다. 한 번에 여러 조건을 고치지 말고 어긋난 항목 하나만 수정해야 원인을 찾기 쉽습니다.
기준표를 실제 작업에 적용하기
- 한곳에 보관합니다. 메모나 문서에 독자, 문장 규칙, 종결 표현, 금지 항목, 우선순위를 모읍니다. 짧고 중복 없는 기준이 매번 확인하기 쉽습니다.
- 작업 지시와 함께 입력합니다. “아래 기준을 적용해 배송 지연 안내문을 작성해 주세요. 입력된 내용에 없는 보상이나 일정을 만들지 마세요”처럼 목적과 사실 범위를 함께 적습니다. 말투보다 사실이 우선이라는 조건도 명확히 할 수 있습니다.
- 결과를 항목별로 확인합니다. 문장 길이, 종결 방식, 금지 표현, 사실 추가 여부를 기준표와 대조합니다. 틀린 부분은 “명령형을 요청형으로 바꾸고, 날짜와 안내 내용은 유지해 주세요”처럼 바꿀 요소와 유지할 요소를 나눠 지시합니다.
- 통과한 지침을 저장합니다. 반복 작업이면 서비스에 고정 지침을 등록할 수 있는지 해당 서비스의 공식 설정 화면이나 도움말에서 확인합니다. 기능이 없거나 업무별 말투가 다르면 기준표를 복사해 사용하는 편이 안전합니다.
사용 방식과 환경에 맞게 고르기
- 일회성 작성: 대화에 기준표를 붙여 넣습니다. 별도 설정을 변경하지 않아도 됩니다.
- 반복 업무: 저장 지침 기능을 검토하되, 공통 규칙과 특정 문서에서만 필요한 조건을 분리합니다.
- 여러 사람이 작성: 좋은 예와 피할 예를 가상 문장으로 추가하고, 같은 시험 과제로 결과를 점검합니다.
저장 기능의 지원 여부와 메뉴 이름은 서비스, 계정 유형, 앱·웹 환경 및 버전에 따라 달라질 수 있습니다. 특정 경로를 추측해 찾기보다 현재 사용 중인 서비스의 공식 설정 화면이나 도움말에서 지침, 개인 설정, 저장 기능을 확인하세요. 회사 계정은 관리자가 기능을 제한할 수도 있습니다.
결과가 어긋날 때와 주의할 점
규칙을 따르지 않거나 문장이 지나치게 길 때
“더 자연스럽게”를 반복하기보다 어떤 기준을 어겼는지 표시하세요. 예를 들어 문장이 길다면 문장 길이 기준을 구체화하고, 핵심 정보가 빠졌다면 짧게 쓰라는 조건보다 필수 정보 보존을 우선하도록 정합니다. 지침이 서로 충돌하면 하나를 삭제하거나 예외 상황을 명시한 뒤, 같은 시험 문장으로 다시 비교하세요. 대화가 길어져 조건이 흐려진 것 같다면 정리된 기준표와 작업 지시를 새 대화에 다시 넣어 결과를 확인합니다.
개인정보와 설정 변경
시험 예문에는 이름, 연락처, 계정 정보, 공개되지 않은 내부 자료를 넣지 마세요. 입력 내용의 저장·학습 여부와 삭제 방법은 서비스별로 다르므로 공식 개인정보 안내와 계정 설정에서 확인하고, 민감한 업무에는 조직이 승인한 도구를 사용합니다. 저장 지침을 바꾸기 전에는 기존 문구를 별도로 보관하세요. 설정을 덮어쓰거나 삭제하면 이전 내용이 복구되지 않을 수 있습니다. 유료 기능이나 사용 제한을 전제로 하기 전에 현재 요금제 안내와 결제·해지 조건도 확인하세요.
작성 후 최종 점검
- 독자와 문서 종류가 분명하고, 기준표가 해당 작업에 맞나요?
- 문장 길이·종결 방식·금지 표현이 결과에서 확인되나요?
- 입력하지 않은 날짜, 보상, 정책 등 사실이 추가되지 않았나요?
- 개인정보나 내부 자료를 시험 입력에 포함하지 않았나요?
- 저장 지침을 사용한다면 공식 화면에서 지원 여부를 확인하고 원본을 보관했나요?
기준표는 결과를 자동으로 보증하는 장치가 아니라 초안을 일정하게 만드는 작업 기준입니다. 시험 결과가 통과하지 못하면 실패한 규칙만 수정하고 다시 확인한 뒤, 사실과 개인정보 노출 여부는 사람이 최종 검토하세요.