계약서, 규정, 제안서, 안내문처럼 비슷한 문서의 수정 사항을 확인해야 하는 분이라면, AI에는 두 파일을 한꺼번에 맡기기보다 원본과 수정본의 기준을 명시하고 변경된 부분만 근거 위치와 함께 출력하게 하세요. 다만 AI 결과는 검토 목록일 뿐입니다. 금액·날짜·책임·예외 조건은 반드시 원문에서 다시 확인해야 합니다.
목차
업로드 전에 비교 가능한 상태로 준비하기
- 원본을 보존합니다. 파일을 덮어쓰지 말고 ‘원본’과 ‘수정본’을 파일명으로 구분합니다. OCR이나 형식 변환도 복사본에서 진행해야 내용 손실 시 되돌릴 수 있습니다.
- 텍스트 인식 여부를 확인합니다. PDF 문장을 드래그해 복사해 보세요. 글자가 선택되지 않거나 복사 결과가 깨지면 이미지형 PDF이므로 OCR이 필요합니다. 변환 후에는 숫자, 기호, 표의 열 순서를 표본 페이지에서 확인합니다.
- 문서 구조를 맞춥니다. 조항 번호가 한쪽에만 있거나 페이지가 재배치됐다면 AI가 같은 내용을 다른 항목으로 판단할 수 있습니다. 제목과 조항 번호를 기준으로 비교하도록 준비하세요.
- 민감정보를 제거합니다. 주민등록번호, 연락처, 계좌, 서명, 고객명, 비공개 조건은 자리표시자로 바꿉니다. 회사 자료는 외부 AI 입력이 허용되는지 내부 정책부터 확인합니다.
변경된 내용만 추출하는 순서
- 파일을 구분해 첨부합니다. 대화창에 어떤 파일이 원본이고 수정본인지 적습니다. 첨부 순서만으로 구분하게 하면 기준이 뒤바뀔 수 있습니다.
- 비교 범위와 제외 항목을 지정합니다. 문구의 추가·삭제·대체, 숫자·날짜·대상·조건 변경은 포함하고, 띄어쓰기·줄바꿈·페이지 이동은 제외하도록 요청합니다.
- 근거 위치를 요구합니다. 결과에는 변경 유형, 원본 문구, 수정 문구, 페이지 또는 조항 번호, 확인이 필요한 이유를 넣게 합니다. 근거 위치가 없으면 원문 대조가 어려워집니다.
- 우선순위를 정해 재분류합니다. 계약서는 금액·기간·책임·해지·예외, 안내문은 대상·신청 방법·마감일, 규정은 적용 범위·의무·금지·승인 절차를 먼저 보여 달라고 요청합니다.
- 원문과 대조합니다. 결과의 각 항목을 두 파일에서 직접 찾아 표시합니다. 특히 ‘않는다’, ‘제외한다’ 같은 부정 표현과 단위, 소수점, 날짜 범위를 먼저 확인하세요.
그대로 사용할 수 있는 요청문
“파일 A를 원본, 파일 B를 수정본으로 비교해 주세요. 수정본에서 추가·삭제·대체된 문구와 숫자·날짜·대상·조건의 변경만 추출하세요. 띄어쓰기, 줄바꿈, 머리말, 페이지 이동은 제외하세요. 각 항목을 ‘위치 | 원본 | 수정본 | 변경 유형 | 확인 이유’ 순서로 정리하고 페이지나 조항 번호를 표시하세요. 문서에 없는 의미는 추측하지 말고, 대응 문장을 찾지 못하면 ‘대응 위치 확인 필요’라고 적으세요.”
긴 문서와 표를 안전하게 처리하는 방법
문서가 길어 일부가 누락된다면 전체를 반복 업로드하지 말고 목차 또는 조항 단위로 나눠 비교하세요. 구간마다 ‘제1조~제10조’처럼 범위를 적고, 마지막에 구간별 결과를 합쳐 중복만 제거합니다. 페이지 번호는 OCR이나 변환 과정에서 달라질 수 있으므로 조항명과 문장 일부도 함께 기록하는 편이 안전합니다.
표는 셀 결합, 각주, 이미지형 숫자 때문에 열 순서가 섞일 수 있습니다. 중요한 표는 두 버전의 해당 부분을 직접 복사해 ‘행 제목 | 원본 값 | 수정 값’ 형식으로 따로 비교하세요. 수식이 있는 스프레드시트는 표시값만 같아도 수식이 달라질 수 있으므로 AI의 문서 비교만으로 확인하지 말고 원본 프로그램의 변경 기록이나 수식 비교 기능도 확인해야 합니다.
화면이나 결과가 예상과 다를 때
파일 첨부 메뉴가 없거나 업로드가 거부되는 경우
서비스, 계정, 요금제, 모바일·PC 화면에 따라 파일 첨부 지원 형식과 한도가 다릅니다. 현재 대화창의 첨부 안내와 계정의 이용 조건을 확인하세요. 지원되지 않으면 문서를 조항별 텍스트로 붙여 넣되, A와 B의 경계를 명확히 표시합니다. 모바일에서는 긴 문서 선택과 원문 대조가 불편할 수 있어 가능하면 큰 화면에서 진행합니다.
누락되거나 변경 항목이 지나치게 많은 경우
먼저 AI가 인식한 문서 제목, 페이지 수, 첫 문장과 마지막 문장을 답하게 해 누락 여부를 점검합니다. 단순 서식 차이가 섞였다면 “의미 변화 가능성이 있는 항목만 남기고 서식 변경은 별도로 분리해 달라”고 재요청하세요. 결과가 계속 다르면 문제가 된 조항만 다시 입력하고 두 원문을 직접 대조합니다.
개인정보·비용·보관 시 주의사항
- 입력 자료가 학습에 사용되는지, 보관 기간과 삭제 방법이 무엇인지는 해당 서비스의 개인정보 설정과 공식 정책에서 확인합니다.
- 무료·유료 여부, 파일 한도, 추가 사용 비용은 바뀔 수 있으므로 업로드 전 계정의 이용량과 결제 화면을 확인합니다.
- 작업 후 대화와 첨부 파일을 삭제하고 휴지통, 공유 링크, 내려받은 결과 파일도 점검합니다. 삭제가 즉시 서버 삭제를 뜻하는지는 공식 정책으로 확인해야 합니다.
- 법적 책임, 인사 처분, 금융 조건처럼 영향이 큰 변경은 담당 부서나 전문가가 최종 판단해야 합니다.
검토 완료 전 최종 점검 목록
- 원본과 수정본의 기준이 뒤바뀌지 않았는지 확인했습니다.
- 모든 변경 항목을 실제 페이지나 조항에서 찾았습니다.
- 금액, 단위, 날짜, 기간, 대상, 예외, 부정 표현을 별도로 확인했습니다.
- 표, 각주, 머리말과 꼬리말의 누락 여부를 점검했습니다.
- 확인하지 못한 항목을 ‘확인 필요’로 남기고 임의로 확정하지 않았습니다.
- 원본 파일을 보존하고 민감정보와 업로드 자료를 정리했습니다.